1. Champ d'application
Les présentes conditions régissent toutes les ventes de The Depot SRL, Kruisstraat 5, 3520 Zonhoven, TVA BE 0893.674.972, à des clients professionnels : indépendants, sociétés et associations agissant dans le cadre de leur activité.
Le site est réservé aux professionnels. Toute commande implique l'acceptation sans réserve des présentes conditions. Les conditions générales du client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit préalable de The Depot.
La version publiée sur le site au moment de la commande prévaut. The Depot peut adapter les conditions pour l'avenir ; les commandes déjà confirmées restent régies par la version en vigueur à leur confirmation.
2. Compte professionnel
L'accès aux prix et au portail Pro se fait après vérification du numéro de TVA et de l'entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises. Un compte est ouvert par entreprise. Les identifiants sont personnels et confidentiels.
The Depot peut refuser ou suspendre un compte en cas d'impayé, de données inexactes, d'usage frauduleux ou de commande hors du cadre professionnel. Le client informe sans délai The Depot de tout changement de raison sociale, d'adresse ou de numéro de TVA.
3. Prix
Les prix sont exprimés en euros, hors TVA, et s'entendent par pièce ou par carton selon la fiche produit. Le prix affiché après connexion est le prix du client pour la quantité et le conditionnement indiqués.
Les prix sont valables 30 jours à compter de la date de l'offre ou de la fiche, sauf mention contraire. Le prix confirmé dans la confirmation de commande reste dû, même si les prix évoluent ensuite.
Si une hausse du coût des matières premières impose une adaptation tarifaire, The Depot l'annonce au moins 30 jours avant application. Le client peut alors refuser les commandes non encore confirmées, sans indemnité.
4. TVA et facturation
La TVA belge de 21 % s'applique aux livraisons en Belgique. Les livraisons vers un autre État membre de l'Union européenne sont exonérées si le client communique un numéro de TVA valide et vérifiable. Les exportations hors Union suivent le régime applicable.
Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée Peppol est obligatoire entre entreprises belges. The Depot émet la facture à l'expédition de la commande au format Peppol. Le client communique son identifiant Peppol et le code d'acheteur attendu.
Une facture contestée doit être signalée dans les 15 jours calendaires de son envoi, par e-mail à info@thedepot.be, en indiquant le numéro de facture et le motif. La contestation ne suspend pas l'échéance des montants non contestés.
5. Commande
La commande devient ferme à la confirmation écrite de The Depot, généralement par e-mail. Il n'y a pas de minimum de commande. Le franco s'applique à partir de 250 EUR hors TVA ; en dessous, les frais de transport sont calculés selon le poids et la destination et affichés avant validation.
Une commande peut être annulée sans frais avant sa préparation. Une fois la préparation commencée, l'annulation n'est possible qu'avec l'accord de The Depot, qui peut facturer les frais déjà engagés. Les produits personnalisés ne peuvent plus être annulés après validation du bon à tirer.
6. Livraison
Les livraisons sont assurées au Benelux. Une commande passée avant 14 h un jour ouvrable quitte l'entrepôt le jour même, pour une livraison en 48 h en Belgique et 3 à 5 jours ouvrables au Benelux. Ces délais sont indicatifs et ne s'appliquent pas aux produits personnalisés.
Le risque est transféré au client à la remise de la marchandise au transporteur ou, en cas de retrait, à la remise au client à Zonhoven. Le chargement et l'enlèvement se font de 7 h 30 à 16 h 30, sur présentation du bon de livraison.
Le client vérifie l'état des colis à la réception. Tout dommage ou manque doit être signalé dans les 48 h, avec photos du colis et du bordereau, à info@thedepot.be. Les réserves non communiquées dans ce délai ne peuvent pas être opposées au transporteur, sans préjudice de la garantie légale.
Un retard de livraison n'ouvre pas droit à l'annulation de la commande ni à une indemnité, sauf faute lourde ou dol de The Depot. En cas de rupture constatée, le client est informé et peut annuler la ligne concernée sans frais.
7. Retours et annulations
Les articles de stock standard peuvent être retournés dans les 14 jours calendaires de la réception, non ouverts et dans leur emballage d'origine, munis du numéro de retour obtenu auprès de The Depot. Les frais de retour sont à charge du client. Le remboursement se fait par avoir ou virement, au choix de The Depot, dans les 30 jours.
Ne sont pas repris : les produits personnalisés au logo du client, les produits découpés ou transformés, les échantillons, les fins de série et les produits commandés spécialement. Un défaut de fabrication reste couvert par la garantie.
8. Garanties et tolérances
The Depot garantit la conformité des produits aux spécifications de la fiche technique et, pour les produits personnalisés, au bon à tirer validé par le client. La garantie légale des vices cachés du droit belge s'applique.
Les tolérances de fabrication usuelles sont admises : dimensions plus ou moins 2 %, grammage plus ou moins 5 %, teinte conforme à l'épreuve validée sous réserve des variations normales d'impression et de la matière. Une différence de teinte entre deux bains d'impression n'est pas un défaut si elle reste dans la tolérance.
Une réclamation doit être introduite dans les 8 jours ouvrables de la réception, avec photos et numéro de lot. Après constat, The Depot remplace les pièces ou émet un avoir. La responsabilité de The Depot est limitée au prix de la commande concernée et exclut les dommages indirects, sauf faute lourde ou dol.
9. Personnalisation (Studio)
Le client fournit le fichier de son logo et garantit détenir les droits nécessaires à son utilisation. The Depot contrôle le fichier, signale les problèmes de résolution ou de format et peut refuser un fichier illisible, illégal ou contraire aux droits de tiers.
La production démarre après validation écrite du bon à tirer 3D par le client, qui devient alors responsable des textes, couleurs, dimensions et positions. Aucune annulation n'est possible après cette validation. Les délais courent à partir de la validation, pas de la commande.
Minimums : 25 pièces pour la sérigraphie et l'impression numérique, 50 pièces pour la dorure à chaud. Délai indicatif : 10 jours ouvrables après validation du bon à tirer. Le prix de la personnalisation est confirmé après contrôle du fichier.
10. Réserve de propriété
Les marchandises restent la propriété de The Depot jusqu'au paiement intégral de leur prix, frais et intérêts compris. Le transfert de propriété s'opère au dernier paiement. Le risque, lui, est transféré à la livraison.
Le client peut revendre les marchandises dans le cadre normal de son activité. En cas d'impayé, The Depot peut exiger la restitution des marchandises en stock, aux frais du client, et pénétrer dans les locaux aux fins de reprise. En cas de procédure collective, le client autorise The Depot à reprendre les marchandises non payées.
11. Paiement
Les comptes Pro paient à 30 jours net à compter de la date de facture, sauf autre délai accordé par écrit. Les nouveaux clients et les commandes personnalisées sont payés d'avance ou à la livraison, selon ce qui est convenu à la commande.
Tout retard entraîne de plein droit des intérêts au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 8 points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 EUR pour frais de recouvrement. The Depot peut suspendre les livraisons et compenser les montants dus.
Le défaut de paiement d'une seule facture échue rend exigibles toutes les sommes dues et peut entraîner la résiliation des commandes en cours, sans préjudice de tout autre recours.
12. Force majeure et responsabilité
The Depot n'est pas responsable d'un manquement causé par un événement indépendant de sa volonté : grève, rupture d'approvisionnement, sinistre, cyberattaque, décision administrative, catastrophe naturelle. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'événement.
Si l'événement dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier les commandes en cours sans indemnité, les prestations déjà fournies restant dues.
La responsabilité de The Depot est limitée au prix HTVA de la commande concernée. Elle exclut les dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, atteinte à l'image, immobilisation. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou de dol.
13. Conformité des emballages (PPWR)
Chaque référence livrée dispose d'un passeport emballage : matériau, recyclabilité, fin de vie, consigne de tri, déclaration de conformité UE et importateur. Il est accessible par QR et repris dans la confirmation de commande.
Le règlement (UE) 2025/40 sur les emballages et les déchets d'emballages s'applique depuis le 12 août 2026. Pour un emballage personnalisé au logo d'un client, The Depot peut être considéré comme le fabricant au sens du règlement. Le client communique les informations nécessaires et respecte les consignes de tri transmises.
Les grades de recyclabilité sont indiqués comme visés tant que les actes délégués ne sont pas publiés. Le client reste responsable de l'usage qu'il fait de l'emballage et de l'information de son propre client final.
14. Litiges, droit applicable et langue
Les parties cherchent d'abord une solution amiable. Une réunion de médiation peut être demandée par écrit ; elle se tient dans les 60 jours. À défaut d'accord, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Hasselt sont compétents.
Les présentes conditions sont soumises au droit belge, à l'exclusion de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version néerlandaise fait foi.
La nullité d'une clause n'affecte pas les autres. La cession d'une commande à un tiers est soumise à l'accord écrit de The Depot. Les communications par e-mail aux adresses renseignées sur le compte sont valables. Version du 5 novembre 2026.