1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est The Depot SRL, Kruisstraat 5, 3520 Zonhoven, Belgique, TVA BE 0893.674.972.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : info@thedepot.be, à l'attention du responsable de la protection des données, ou par téléphone au +32 (0)11 18 24 18. Tant qu'aucun délégué à la protection des données n'est formellement désigné, la direction assume cette mission.
2. Données collectées
Nous collectons les données nécessaires pour vendre, livrer, facturer et conseiller. Pas de données de navigation publicitaire, pas de profilage, pas de revente à des tiers.
| Catégorie | Exemples | Origine |
|---|---|---|
| Identification | Nom, raison sociale, forme juridique, numéro de TVA, numéro BCE | Formulaire, compte Pro |
| Coordonnées | Adresse de livraison et de facturation, e-mail, téléphone | Formulaire, compte Pro |
| Commandes | Références, quantités, prix, historique, bons de livraison | Portail Pro, e-mail |
| Facturation | Numéros de facture, données Peppol, mentions TVA, numéro de compte | The Depot, client |
| Demandes | Échantillons, échantillons, messages, fichiers de logo | Formulaires, e-mail |
| Technique | Journal d'accès, adresse IP, type de navigateur | Serveur |
3. Finalités et bases légales
Chaque traitement repose sur une base légale précise. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ; les traitements nécessaires à la commande ne peuvent pas être refusés.
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Commande, préparation, livraison, service | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Devis, échantillons, demandes d'information | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Comptabilité, TVA, facture Peppol | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Gestion de la relation, réassort, historique | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Sécurité, prévention de la fraude | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Offres et newsletter | Consentement (art. 6.1.a), révocable |
| Prospection auprès de clients existants | Intérêt légitime (art. 6.1.f), avec opposition possible |
4. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles aux personnes de The Depot qui en ont besoin pour leur travail, et à des prestataires qui agissent sur nos instructions, avec un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
- Hébergement du site : Clixite, Belgique.
- Comptabilité et facturation : Exact Online, Union européenne.
- Transporteurs : partenaires du Benelux, Union européenne.
- E-mail et suivi des demandes : prestataires établis dans l'Union européenne.
- Paiement : établissement de paiement agréé, Union européenne.
- Autorités : lorsque la loi l'exige.
Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est effectué en dehors des cas couverts par une décision d'adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par une analyse du risque local.
5. Durées de conservation
- Prospects et demandes : 3 ans après le dernier contact.
- Clients : durée de la relation commerciale, puis 7 ans pour les documents comptables et fiscaux.
- Factures et pièces Peppol : 7 ans, obligation légale.
- Journaux d'accès : 12 mois.
- Candidatures : 6 mois, sauf accord pour un vivier.
- Préférences locales (langue, thème, panier) : jusqu'à effacement par le navigateur, 12 mois maximum.
À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
6. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.
Écrivez à info@thedepot.be en précisant votre demande et l'identifiant de votre compte. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, avec une explication. Le service est gratuit.
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez également saisir les tribunaux.
7. Cookies et stockage local
Le site ne pose aucun cookie publicitaire, de réseau social ou de mesure d'audience. Aucun pixel tiers n'est chargé.
Trois préférences sont enregistrées dans le stockage local de votre navigateur : la langue choisie, le thème clair ou sombre et le contenu du panier. Elles servent uniquement à faire fonctionner le site et ne sont transmises à personne. Vous les effacez en vidant les données du site. Aucun consentement n'est requis pour ces éléments strictement fonctionnels.
8. Sécurité
Le site et le portail Pro fonctionnent en HTTPS. Les accès sont limités par rôle, les mots de passe sont stockés de manière protégée, les sauvegardes sont régulières et les journaux d'accès conservés 12 mois.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé, The Depot notifie l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et informe les personnes concernées lorsque le RGPD l'exige.
9. Mineurs
Le site est un site professionnel. Il ne s'adresse pas aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si une telle donnée nous parvient, elle est supprimée.
10. Modifications
Cette politique peut évoluer avec la loi ou avec nos outils. La date de mise à jour figure en tête de page. Un changement substantiel est annoncé sur le site et, pour les clients, par e-mail, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Version du 5 novembre 2026.