1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is The Depot SRL, Kruisstraat 5, 3520 Zonhoven, België, btw BE 0893.674.972.
Contact voor alle vragen over persoonsgegevens: info@thedepot.be, ter attentie van de verantwoordelijke voor gegevensbescherming, of telefonisch op +32 (0)11 18 24 18. Zolang er geen functionaris voor gegevensbescherming formeel is aangesteld, neemt de directie die taak op.
2. Verzamelde gegevens
We verzamelen de gegevens die nodig zijn om te verkopen, te leveren, te factureren en te adviseren. Geen advertentiegegevens, geen profilering, geen doorverkoop aan derden.
| Categorie | Voorbeelden | Herkomst |
|---|---|---|
| Identificatie | Naam, handelsnaam, rechtsvorm, btw-nummer, KBO-nummer | Formulier, Pro-account |
| Contactgegevens | Leverings- en factuuradres, e-mail, telefoon | Formulier, Pro-account |
| Bestellingen | Referenties, aantallen, prijzen, historiek, leveringsbons | Pro-portaal, e-mail |
| Facturatie | Factuurnummers, Peppol-gegevens, btw-vermeldingen, rekeningnummer | The Depot, klant |
| Aanvragen | Stalen, berichten, logobestanden | Formulieren, e-mail |
| Technisch | Toegangslog, IP-adres, browsertype | Server |
3. Doeleinden en rechtsgronden
Elke verwerking berust op een precieze rechtsgrond. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang; verwerkingen die nodig zijn voor de bestelling kun je niet weigeren.
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Bestelling, voorbereiding, levering, service | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Offertes, stalen, informatieve vragen | Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b) |
| Boekhouding, btw, Peppol-factuur | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Relatiebeheer, herbestelling, historiek | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Veiligheid, fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Aanbiedingen en nieuwsbrief | Toestemming (art. 6.1.a), intrekbaar |
| Prospectie bij bestaande klanten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), met bezwaar |
4. Ontvangers en verwerkers
Gegevens zijn toegankelijk voor de mensen bij The Depot die ze voor hun werk nodig hebben, en voor dienstverleners die op onze instructies handelen, met een contract conform artikel 28 van de AVG.
- Hosting van de site: Clixite, België.
- Boekhouding en facturatie: Exact Online, Europese Unie.
- Transporteurs: partners in de Benelux, Europese Unie.
- E-mail en opvolging van aanvragen: dienstverleners in de Europese Unie.
- Betaling: erkende betaalinstelling, Europese Unie.
- Autoriteiten: wanneer de wet dat vereist.
Er gebeurt geen doorgifte buiten de Europese Unie buiten de gevallen die vallen onder een adequaatheidsbesluit of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met een analyse van het lokale risico.
5. Bewaartermijnen
- Prospects en aanvragen: 3 jaar na het laatste contact.
- Klanten: duur van de commerciële relatie, daarna 7 jaar voor boekhoudkundige en fiscale documenten.
- Facturen en Peppol-stukken: 7 jaar, wettelijke verplichting.
- Toegangslogboeken: 12 maanden.
- Sollicitaties: 6 maanden, tenzij met akkoord voor een talentenpool.
- Lokale voorkeuren (taal, thema, winkelmandje): tot je ze in de browser wist, maximaal 12 maanden.
Na die termijnen worden de gegevens onomkeerbaar gewist of geanonimiseerd.
6. Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, en je kunt je toestemming op elk moment intrekken voor verwerkingen die daarop steunen.
Mail info@thedepot.be met je vraag en de identificatie van je account. We antwoorden binnen een maand, verlengbaar met twee maanden voor complexe aanvragen, met uitleg. De dienst is gratis.
Ben je niet tevreden met het antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, autoriteprotectiondonnees.be. Je kunt ook naar de rechtbank stappen.
7. Cookies en lokale opslag
De site plaatst geen advertentie-, socialemedia- of meetcookies. Er wordt geen enkele pixel van derden geladen.
Drie voorkeuren worden in de lokale opslag van je browser bewaard: de gekozen taal, het lichte of donkere thema en de inhoud van het winkelmandje. Ze dienen alleen om de site te laten werken en worden aan niemand doorgegeven. Je wist ze via de sitegegevens van je browser. Voor deze strikt functionele elementen is geen toestemming nodig.
8. Veiligheid
De site en het Pro-portaal werken via HTTPS. Toegangen zijn beperkt per rol, wachtwoorden worden beschermd opgeslagen, er zijn regelmatige back-ups en toegangslogboeken worden 12 maanden bewaard.
Bij een datalek dat een hoog risico kan veroorzaken, meldt The Depot het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeert het de betrokkenen wanneer de AVG dat vereist.
9. Minderjarigen
De site is een professionele site. Ze richt zich niet tot minderjarigen en we verzamelen niet bewust hun gegevens. Komt zo'n gegeven toch binnen, dan wordt het gewist.
10. Wijzigingen
Dit beleid kan evolueren met de wet of met onze tools. De datum van bijwerking staat bovenaan. Een wezenlijke wijziging wordt op de site aangekondigd en, voor klanten, per e-mail, minstens 30 dagen voor ze ingaat. Versie van 5 november 2026.